GUIDA EY CREAZIONE UTENTI CRM

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From: Olga Gelardi <Olga.Gelardi@it.ey.com>
Date: Wed, 15 Sept 2021 at 18:42
Subject: Step di creazione nuova utenza CRM
To: d.vivaldi@namirial.com <d.vivaldi@namirial.com>, m.bedini@namirial.com <m.bedini@namirial.com>
Cc: Cosimo Buzzerio <c.buzzerio@namirial.com>

Ciao Daniele, Matteo,

vi riportiamo, per semplicità, una guida finale di tutti gli step derivanti dalla creazione di una nuova utenza sul nuovo CRM di Namirial Dynamics:

1. Creazione dell’utente su Azure AD: in questo passaggio si dovrà creare un utente all’interno delle Active directory di Microsoft come da guida riportata al link https://confluence.namirial.com/display/ITCRM/Creazione+utenti
2. Associazione delle licenze agli utenti AD: dopo aver creato gli utenti, dovranno essere associate le licenze per dare accesso al CRM. in particolare:
   1. Licenze Exchange/Office: dovrà essere associata una licenza Exchange o Office per fornire una casella postale all’utente. Questo passaggio è necessario solamente se l’utente deve poter tracciare le mail all’interno del CRM.
   2. Licenza Dynamics: dovrà essere associata una licenza dynamics enterprise in caso di accesso full al CRM o “team” in caso di accesso in sola lettura
3. Approvazione mail: dopo qualche minuto si dovrebbe creare l’utente all’intero di Dynamics. A questo punto è necessario che un utente con i privilegi di “Global Administrator” o “exchange amministrator” approvi la mailbox dell’utente. Questo passaggio può essere effettuato solo per gli utenti con licenza Exchange. Per poter fare ciò è necessario:
   1. Aprire gli advanced setting del CRM al link (sull’ambiente di produzione)
   2. Navigare in settings à email configuration
   3. Cliccare su “Mailboxes”
   4. Ricercare l’utente e cliccare su “Approve email”
4. Collegamento mailbox: per collegare la mailbox all’ambiente dynamics sarà necessario, dopo aver approvato la mail, cliccare su “Test and enable mailbox” nella stessa schermata utilizzata per l’approvazione. Questo passaggio dovrà essere effettuato solamente per l’ambiente di produzione.  E’ importante che tutti i settaggi sottostanti siano su “server-syde synchronization”

1. Ruoli di sicurezza: per poter garantire accesso alle applicazioni del CRM e ai record è necessario fornire dei security roles agli utenti sulla base del ruolo che questi utenti hanno in Namirial. Ogni utente deve avere almeno un ruolo. In particolare sono previsti i seguenti ruoli:
   1. Ruoli da fornire a tutti gli utenti:

1.          Dynamics 365 App for Outlook User – ruolo necessario per la sincronizzazione con outlook
2.        eSignAnyWhere User– ruolo necessario per l’utilizzo del connettore esignanywhere

1. Ruoli aggiuntivi da fornire a utenti business

1.          All Marketing Roles – diversi ruoli da fornire agli utenti marketing
2.        Namirial - Customer Owner – ruolo per customer Owner Italia

                                                           iii.      Namirial - Salesman INT – ruolo per salesman international

1.        Namirial - Customer Owner INT – ruolo per Customer Owner international
2.        Namirial – Salesman – ruolo per salesman italia
3.        Namirial – CEO – Ruolo per CEO

                                                          vii.      Sales, Enterprise app access – Accesso all’applicazione sales

                                                        viii.      Namirial - Sales Team Member – Accesso all’applicazione per gli utenti read only

1. Ruoli aggiuntivi Per amministratori

1.          System Administrator
2.        System customizer

Per poter fornire i ruoli di sicurezza è necessario:

• Accedere agli advanced settings (Produzione e Test)
• Settingsà Security à user
• Ricercare l’utente e aprire il record dell’utente
• Cliccare su manage roles sulla command bar in alto
• Assegnare i ruoli e confermare

1. Team: per gli utenti che necessitano di visualizzare i key account (circa 20 clienti strategici per Namirial) è necessario aggiungere gli utenti al team “key account team”. Per poter fare ciò è necessario:
   1. Accedere al record dell’utente come punto 5
   2. Aggiungere il team nella parte destra della pagina
2. Manager e international user (solo per utenti international): una volta aggiunti i team, è necessario inserire nel campo manager l’MD di riferimento e flaggare il campo “international user” a Yes
3. Aggiornamento file utenti: dopo aver configurato l’utente è necessario allineare il file excel che tiene traccia degli utenti CRM e dei rispettivi ruoli. Potete trovare il file al seguente link
4. Creazione agente SpinOff: se necessario, dovrà essere creato un nuovo agente su SpinOff per poter associare clienti all’utente nel CRM
5. Associazione Agente-User: a seguito di sincronizzazione da Spin-Off a CRM (notturna) è necessario assegnare al record Agente appena creato l’utente CRM al quale dovranno essere associati i record di questo agente. Per poter effettuare l’associazione:
   1. Accedere alla ricerca avanzata nel CRM (link)
   2. Ricercare l’agente desiderato e aprirlo
   3. Assegnare l’utente corrispondente in CRM

Restiamo a disposizione per ulteriori informazioni.

Saluti,

Olga