Management of communication templates

Descripión de la pantalla "Gestión de plantillas de comunicacicones"

La pantalla se compone de:

• 6 pestañas que representan los estados que puede tener una plantillas, estos estados pueden ser:
  • Activa  :  Ha sido aprobada y está disponible para su uso.
  • Borrador  : Esta en proceso de elaboración, no ha sido enviada para su aprobadción. No esta disponible para su uso.
  • Pendientes  : Está en proceso de ser aprobada. No está disponible para su uso.
  • Desactivadas : Ha sido aprobada pero el usuario administrador del sitio la ha desactivado. No esta disponible para su uso.
  • Rechazadas : No ha pasado el proceso de aprobación, en su detalle se muestran los motivos. No está disponible para su uso.
• Botón para crear nueva plantilla
  • Este botón permite iniciar la creación de una nueva plantilla.
• Rejilla con las plantillas creadas.
  • Esta rejilla varia en columnas dependiento de la pestaña activa.
  • Borrador: 
    • Tipo: Muestra el tipo de comunicación asociada a la plantilla. (Puede ser Solicitud de firma, Notificación final o de progreso)
    • Identificador: Muestra el identificador único de la plantilla, en un sitio no puede haber dos identificadores iguales, se usa para hacer referencia a la plantilla desde el API.
    • Última modificación: Muestra la fecha y hora de la última actualización de la plantilla.
    • Editar: Permite editar la plantilla.
    • Eliminar: Permite eliminar una plantilla.

• • Pendientes:
    
    • Tipo: Muestra el tipo de comunicación asociada a la plantilla. (Puede ser Solicitud de firma, Notificación final o de progreso)
    • Identificador: Muestra el identificador único de la plantilla, en un sitio no puede haber dos identificadores iguales, se usa para hacer referencia a la plantilla desde el API.
    • Fecha solicitúd de aprobación: Muestra la fecha y hora en la que se envió la plantilla para su aprobación.
    • Ver plantilla: Icono de acceso para ver el detalle de la plantilla, la plantilla no puede ser modificada.

• • Activas:
    • Tipo: Muestra el tipo de comunicación asociada a la plantilla. (Puede ser Solicitud de firma, Notificación final o de progreso)
    • Identificador: Muestra el identificador único de la plantilla, en un sitio no puede haber dos identificadores iguales, se usa para hacer referencia a la plantilla desde el API.
    • Fecha de activación: Muestra la fecha y hora en la que se aprobó la plantilla.
    • Ver plantilla: Icono de acceso para ver el detalle de la plantilla, la plantilla no puede ser modificada.
    • Desactivar: Permite desactivar una determinada plantilla.

• • Desactivadas:
    • Tipo: Muestra el tipo de comunicación asociada a la plantilla. (Puede ser Solicitud de firma, Notificación final o de progreso)
    • Identificador: Muestra el identificador único de la plantilla, en un sitio no puede haber dos identificadores iguales, se usa para hacer referencia a la plantilla desde el API.
    • Fecha de Desactivación: Muestra la fecha y hora en la que la plantilla fue desactivada.
    • Ver plantilla: Icono de acceso para ver el detalle de la plantilla, la plantilla no puede ser modificada.
    • Activar: Permite Activar una determinada plantilla.
    • Eliminar: Permite eliminar una plantilla, transcurrido dos meses desde su desactivación.

• • Rechazadas:
    • Tipo: Muestra el tipo de comunicación asociada a la plantilla. (Puede ser Solicitud de firma, Notificación final o de progreso)
    • Identificador: Muestra el identificador único de la plantilla, en un sitio no puede haber dos identificadores iguales, se usa para hacer referencia a la plantilla desde el API.
    • Fecha de rechazo: Muestra la fecha y hora en la que la plantilla fue rechazada.
    • Ver plantilla: Icono de acceso para ver el detalle de la plantilla, la plantilla no puede ser modificada.
    • Borrador: Permite eliminar una plantilla, transcurrido dos meses desde su desactivación.

Crear nueva plantilla

Pulsando el botón se abre una ventana modal, que permite la creación de una nueva plantilla.

La pantalla modal se compone de dos pestañas, detalle y previsualización. 

• Detalle: Pestaña donde se configura la plantilla, con los siguientes datos Tipo de plantilla, identificador, contenido y variables (de sistema y de usuario).
• Previsualización: Pestaña donde el usuario comprueba si la configuración es correcta, antes de enviar la plantilla para su aprobación. Es necesario guardar los datos de la plantilla antes de pasar a la pestaña de previsualización.

• Tipo de plantilla :  Este campo de selección permite al usuario seleccionar el tipo de plantilla, este tipo informa sobre el uso que se dará al correo electrónico generado con la plantilla. Los tipos de plantillas que puede seleccionar un usuario son los siguientes
  • Solicitúd de firma (SignatureRequest): Para los emails de solicitud de firma (y recordatorios) que se envían a los firmantes de EviSign.
  • Notificación final (FinalNotification): Para los email de notificación  final que se envian a los firmantes de un EviSign
  • Progress (Progress): Para los email de comunicaciones que informan al firmante y emisor sobre el progreso de un EviSign (Rechazos, Firmas, Expiraciones)
• Identificador de plantilla: Este campo permite al usuario, establecer un identificador a la plantilla, este identificador es necesario informar para hacer uso de la plantilla, para un sitio no puede haber dos identificadores iguales.
• Contenido de plantilla: Este campo es donde el usuario creará la plantilla de la comunicación, esta plantilla estará definida con HTML, y puede incluir contenido de lenguaje de programación Liquid.
• Variables: El contenido de plantillas puede contener variables, que durante la emisión pueden informarse asignadnoles un valor. Hay dos tipos de variables
  • Variables de sistema: Son variables que usa el sistema actualmente para compone una plantilla, estas variables contienen datos expecificos de la evidencia emitida. Ver más detalle de este tipo de variables en el apartado "Variables de plantillas".
  • Variables de usuario: Estas variables son creadas por el usuario al confeccionar la plantilla. Se usan dentro del contenido de la plantilla para informar datos que las variables de sistema pueden informar. 

Una vez que el usario ha seleccionado tipo de plantilla, introducido un identificador, configurado el contenido de la plantilla con las variables oportunas puede previsualizar el resultado, previamente pulsando el botón guardar .

En la pantalla de previsualización, aparecerá un Grid, con las variables de sistema obligatorias para ese tipo de plantilla y las variables de usuario que se hayan configurado anteriormente. Al lado de estas variables una caja de texto permite editar valores para ver como quedaría el resultado al renderizar la plantilla. 

Para visualizar la plantilla el usuario debe pulsar el botón previsualizar . En ese momento el sistema renderiaza el HTML del contenido, sustituye las variables por los valores de prueba y se muestra por pantalla.

En este punto el usuario, puede decidir si hacer alguna modificación mas a la plantilla o "Solicitar la aprobación".  Pulsando el botón se inicia un proceso de validación en el cual habrá una validación automática y una validación manual.

• Validación automática: El sistema comprueba que el contenido de la plantilla esta configurado correctamente, que se han usado las variables de sistema obligatorias para ese tipo de plantilla, y que no se esta usando componentes no permitidos. (Ver componentes restringidos)
• Validación manual: Nuestro personal de soporte comprueba de una manera exaustiva, apoyado por documentación, que el contenido de la plantilla es acorde al tipo de plantilla seleccionado. Una vez comprobado y visto que esta todo correcto, el personal de soporte da por aprobada la plantilla y esta pasa a estar activa.

Eliminar plantilla

Una plantilla puede ser eliminada cuando se encuentra en estado borrador o desactivada, en el caso del estado desactivada solo podrá eliminarse cuando ha pasado un periodo de dos meses, ya que es el tiempo maximo de vida de un EviSign.

• Borrador: Una plantilla puede ser eliminada siempre que se encuentre en estado borrador. Para ello se puede borrar directamente desde el Grid, pulsando en el icono  de la plantilla o entrando en editar plantilla y pulsando el botón eliminar

• Desactivada: Una plantilla desactivada solo puede ser eliminada cuando ha pasado en dicho estado por un perioro de dos meses. Se puede borrar una plantilla desde el Grid de plantillas, pulsando en el icono o dentro del detalle de la misma , pulsando el botón 

Desactivar una plantilla

Una plantilla activa puede ser desactivada por el usuario administador. Cuando una plantilla está en estado Desactivada no puede ser usada en los envíos.

Para desactivar una plantillla se debe acceder a la pestaña "Activas".

Las plantillas se pueden desactivar directamente desde el Grid mediante el icono o entrando en el detalle de la plantilla y pulsando en el botón .  Al realizar una de las dos acciones, se informa al usuario que la plantilla en estado desactivada no podrá usarse en las comunicaciones y si ofrece la opción de continuar o cancelar la desactivación.