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• Texto apropiado para el tipo de notificación de la plantilla:  Es importante que el texto de la plantilla sea claro, conciso y apropiado para el tipo de plantilla que se esta creando.  Debe ser fácil de entender y no generar confusión para el destinatario. A continuación se detallan los distintintos tipos de plantilla separados por producto:
  • EviSign 
    • Solicitud de firma/Recordatorio de firma: El texto debe hacer referencia a la solicitud de una firma por parte del emisor.
    • Notificación final: El texto debe ser claro indicando que es una notificación final del proceso de firma, donde se dan las pautas para obtener los Affidavits.
      • Texto que indica que es una notificación final
      • Pasos para el acceso a las evidencias generadas
      • Enlace a las evidencias generadas.
      • Debe contener las variables obligatorias para este tipo de plantilla. 
    • Progreso: Mediante uso de código de programación Liquid, se puede usar este tipo de plantilla para comunicar los siguientes estados (Rechazado, Firmado, y Expirado)
      • Rechazado: El texto debe ser claro informando que ha habido un rechazo del documento principal por uno de los firmantes. Debe contener las variables obligatorias para este tipo de plantilla. 
      • Firmado: El texto debe ser claro informando que ha habido una aceptación del documento principal por uno de los firmantes. Debe contener las variables obligatorias para este tipo de plantilla. 
      • Expirado: El texto debe ser claro informando que un proceso de firma ha expirado sin ser firmado. Debe contener las variables obligatorias para este tipo de plantilla.

• Texto que evite ser catalogado como spam o sospechoso de phising: Para evitar ser etiquetado como spam, es importante utilizar un lenguaje claro y sencillo en el contenido de los correos electrónicos, y evitar el uso excesivo de palabras sospechosas o sensacionalistas. Además, es importante no utilizar palabras que puedan engañar a los destinatarios para que abran el correo electrónico, ya que esto puede ser considerado como prácticas de phishing o engañosas.

• El botón de firma debe estar visible para el firmante: En el caso de EviSign y el tipo de plantilla solicitud de firma, el botón de acceso al proceso de firma debe estar claramente visible para el destinatario, de modo que pueda identificar fácilmente cómo proceder con la firma. El botón debe tener un enlace que se establece con variables de sistema.

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• Debe aparecer el enlace al proceso de firma: En el caso de EviSign y el tipo de plantilla solicitud de firma,además del botón de firma también es obligatorio que aparezca el enlace de acceso al proceso de firma. Este enlace se establece mediante el uso de variables de sistema.

• Debe aparecer texto con la política GDPR:  Este texto debe mencionar que Evicertia actuará como Responsable de tratamiento en comunicaciones directas a notificados y/o firmantes. El texto debe ser algo similiar al siguiente:

  Code Block
  language xml title GDPR
  Evicertia es un servicio de EVICERTIA S.L. (NIF ESB86021839) que como prestador de servicios de certificación, asume el rol de tercero de confianza, según las exigencias de la normativa europea y latinoamericana vigente en materia de comercio y firma electrónicos. Evicertia está gestionada por auditores certificados y expertos en seguridad informática, que le protegen como testigos independientes de las comunicaciones y declaraciones de voluntad que se realizan a través de ella. Evicertia ha recibido el reconocimiento de prueba con validez legal por el Tribunal Supremo de España (auto de casación de 21/03/2013 núm. 855/2010 de la Sala 1ª). EVICERTIA S.L. le informa que sus datos personales han sido obtenidos a través del emisor de esta comunicación/notificación electrónica y que serán tratados con la única finalidad de poner a su disposición los documentos emitidos por el emisor para su firma o notificación, obtener evidencias del proceso y conservarlas durante el plazo contractual y legalmente establecido. El destinatario puede ejercitar sus derechos dirigiendo un escrito a support@evicertia.com, indicando en la referencia “Protección de Datos”. Puede consultar información adicional sobre sus derechos o el tratamiento de sus datos en https://www.evicertia.com/en/privacy-policy. Asimismo, puede dirigirse a la autoridad nacional si considera que sus derechos han sido vulnerados. Igualmente, puede obtener más información del servicio en la web: www.evicertia.com. Este mensaje va dirigido, de manera exclusiva, a su destinatario, y puede contener información confidencial y/o sujeta a secreto profesional, cuya divulgación no está permitida por ley. En caso de haber recibido este mensaje por error, o tiene cualquier duda sobre la seguridad del proceso, le rogamos que, de forma inmediata, nos lo comunique mediante correo electrónico remitido a nuestra atención en support.evicertia.com o por correo electrónico a support@evicertia.com.

  Este texto se puede componer con ayuda de variables de sistema para los enlaces y direcciones de correo electrónico.