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To access the communication template management, it is necessary that the site has the "Communication template management" functionality activated. If the site has the functionality activated, only the site administrator user can access it from the "Organisation details" page. There you will find a link "Communication template management".
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| title | Descripción de la pantalla "Gestión de plantillas de comunicaciones" | Description of the "Communication template management" screen |
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Description of the "Communication template management" screen
The screen consists of: - 6 tabs that represent the states that a template can have, these states can be:
- Active
 Image Added : It has been approved and is available for use. - Draft
 Image Added : It is in the process of being developed, it has not been sent for approval. It is not available for use. - Pending
 Image Added : It is in the process of being approved. It is not available for use. - Deactivated
 Image Added: It has been approved but has been disabled by the site administrator user. It is not available for use. - Rejected
 Image Added: It has not passed the approval process, in its detail the reasons are shown. Not available for use.
- Button to create new template
 Image Added- This button allows you to start the creation of a new template.Rejilla con las plantillas creadas.
- This grid varies in columns depending on the active tab.
- Draft:
- Type: Displays the type of communication associated with the template (can be Signature Request, Reminder Request, Final Notification or Progress Notification).
Descripción de la pantalla "Gestión de plantillas de comunicaciones"La pantalla se compone de: - 6 pestañas que representan los estados que puede tener una plantillas, estos estados pueden ser:
- Activa Image Removed : Ha sido aprobada y está disponible para su uso.
- Borrador Image Removed : Está en proceso de elaboración, no ha sido enviada para su aprobación. No está disponible para su uso.
- Pendientes Image Removed : Está en proceso de ser aprobada. No está disponible para su uso.
- Desactivadas Image Removed: Ha sido aprobada pero el usuario administrador del sitio la ha desactivado. No está disponible para su uso.
- Rechazadas Image Removed: No ha pasado el proceso de aprobación, en su detalle se muestran los motivos. No está disponible para su uso.
- Botón para crear nueva plantilla Image Removed
- Este botón permite iniciar la creación de una nueva plantilla.
- Rejilla con las plantillas creadas.
- Esta rejilla varia en columnas dependiendo de la pestaña activa.
- Borrador:
- Tipo: Muestra el tipo de comunicación asociada a la plantilla. (Puede ser Solicitud de firma, Notificación final o de progreso)
- Identificador: Muestra el identificador único de la plantilla, en un sitio no puede haber dos identificadores iguales, se usa para hacer referencia a la plantilla desde el API.
- Última modificación: Muestra la fecha y hora de la última actualización de la plantilla.
- Editar: Permite editar la plantilla.
- Last modification: Displays the date and time of the last template update.
- Edit: Allows you to edit the template.
- Delete: Allows you to delete a templateEliminar: Permite eliminar una plantilla.
- PendientesPendings:
- Tipo: Muestra el tipo de comunicación asociada a la plantilla. (Puede ser Solicitud de firma, Notificación final o de progreso)
- Identificador: Muestra el identificador único de la plantilla, en un sitio no puede haber dos identificadores iguales, se usa para hacer referencia a la plantilla desde el API.
- Fecha solicitud de aprobación: Muestra la fecha y hora en la que se envió la plantilla para su aprobación.
- Ver plantilla: Icono de acceso para ver el detalle de la plantilla, la plantilla no puede ser modificada.
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- Activas:
- Tipo: Muestra el tipo de comunicación asociada a la plantilla. (Puede ser Solicitud de firma, Notificación final o de progreso)
- Identificador: Muestra el identificador único de la plantilla, en un sitio no puede haber dos identificadores iguales, se usa para hacer referencia a la plantilla desde el API.
- Fecha de activación: Muestra la fecha y hora en la que se aprobó la plantilla.
- Ver plantilla: Icono de acceso para ver el detalle de la plantilla, la plantilla no puede ser modificada.
- Desactivar: Permite desactivar una determinada plantilla.
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- Desactivadas:
- Tipo: Muestra el tipo de comunicación asociada a la plantilla. (Puede ser Solicitud de firma, Notificación final o de progreso)
- Identificador: Muestra el identificador único de la plantilla, en un sitio no puede haber dos identificadores iguales, se usa para hacer referencia a la plantilla desde el API.
- Fecha de Desactivación: Muestra la fecha y hora en la que la plantilla fue desactivada.
- Ver plantilla: Icono de acceso para ver el detalle de la plantilla, la plantilla no puede ser modificada.
- Activar: Permite Activar una determinada plantilla.
- Eliminar: Permite eliminar una plantilla, transcurrido dos meses desde su desactivación.
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- Type: Displays the type of communication associated with the template (can be Signature Request, Final Notification or Progress Notification).
- Identifier: Shows the unique identifier of the template, in a site there cannot be two equal identifiers, it is used to make reference to the template from the API.
- Approval request date: Shows the date and time the template was sent for approval.
- View template: Access icon to view the template detail, the template cannot be modified.
Image Added - Active :
- Type: Displays the type of communication associated with the template (can be Signature Request, Final Notification or Progress Notification).
- Identifier: Shows the unique identifier of the template, in a site there cannot be two equal identifiers, it is used to make reference to the template from the API.
- Activation date: Shows the date and time when the template was approved.
- View template: Access icon to view the template detail, the template cannot be modified.
- Deactivate: Allows you to deactivate a certain template.
Image Added - Deactivated:
- Type: Displays the type of communication associated with the template (can be Signature Request, Final Notification or Progress Notification).
- Identifier: Shows the unique identifier of the template, in a site there cannot be two equal identifiers, it is used to make reference to the template from the API.
- Deactivation Date: Shows the date and time when the template was deactivated.
- View template: Access icon to view the template detail, the template cannot be modified.
- Activate: Allows to activate a certain template.
- Delete: Allows the deletion of a template, two months after its deactivation.
Image Added - Rejected:
- Type: Displays the type of communication associated with the template (can be Signature Request, Final Notification or Progress Notification).
- Identifier: Shows the unique identifier of the template, in a site there cannot be two equal identifiers, it is used to make reference to the template from the API.
- Rejection date: Shows the date and time when the template was rejected.
- Rejection date: Shows the date and time when the template was rejected.
- Draft: Allows the deletion of a template, two months after its deactivation
Rechazadas:- Tipo: Muestra el tipo de comunicación asociada a la plantilla. (Puede ser Solicitud de firma, Notificación final o de progreso)
- Identificador: Muestra el identificador único de la plantilla, en un sitio no puede haber dos identificadores iguales, se usa para hacer referencia a la plantilla desde el API.
- Fecha de rechazo: Muestra la fecha y hora en la que la plantilla fue rechazada.
- Ver plantilla: Icono de acceso para ver el detalle de la plantilla, la plantilla no puede ser modificada.
- Borrador: Permite eliminar una plantilla, transcurrido dos meses desde su desactivación.
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| title | Crear nueva plantilla |
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Crear nueva plantilla
Pulsando el botón se abre una ventana modal, que permite la creación de una nueva plantilla. La pantalla modal se compone de dos pestañas: detalle y previsualización. - Detalle: Pestaña donde se configura la plantilla, con los siguientes datos Tipo de plantilla, identificador, contenido y variables (de sistema y de usuario).
- Previsualización: Pestaña donde el usuario comprueba si la configuración es correcta, antes de enviar la plantilla para su aprobación. Es necesario guardar los datos de la plantilla antes de pasar a la pestaña de previsualización.
 
- Tipo de plantilla : Este campo de selección permite al usuario seleccionar el tipo de plantilla, este tipo informa sobre el uso que se dará al correo electrónico generado con la plantilla. Los tipos de plantillas que puede seleccionar un usuario son los siguientes:
- Solicitud de firma (SignatureRequest): Para los emails de solicitud de firma que se envían a los firmantes de EviSign.
- Notificación final (FinalNotification): Para los email de notificación final que se envían a los firmantes de un EviSign.
- Progress (Progress): Para los email de comunicaciones que informan al firmante y emisor sobre el progreso de un EviSign (Rechazos, Firmas, Expiraciones).
- Recordatorios de firmas (SignatureReminder): Para los emails de recordatorio de firma.
- Identificador de plantilla: Este campo permite al usuario, establecer un identificador a la plantilla, este identificador es necesario informar para hacer uso de la plantilla, para un sitio no puede haber dos identificadores iguales.
- Contenido de plantilla: Este campo es donde el usuario creará la plantilla de la comunicación, esta plantilla estará definida con HTML, y puede incluir contenido de lenguaje de programación Liquid.
- Variables: El contenido de plantillas puede contener variables, que durante la emisión pueden informarse asignándoles un valor. Hay dos tipos de variables
- Variables de entorno: Son variables que usa el entorno actualmente para compone una plantilla, estas variables contienen datos específicos de la evidencia emitida. Ver más detalle de este tipo de variables en el apartado "Variables de plantillas".
- Variables de usuario: Estas variables son creadas por el usuario al confeccionar la plantilla. Se usan dentro del contenido de la plantilla para informar datos que las variables de sistema pueden informar.
Una vez que el usuario ha seleccionado tipo de plantilla, introducido un identificador, configurado el contenido de la plantilla con las variables oportunas puede previsualizar el resultado, previamente pulsando el botón guardar  . En la pantalla de previsualización, aparecerá un Grid, con las variables de sistema obligatorias para ese tipo de plantilla y las variables de usuario que se hayan configurado anteriormente. Al lado de estas variables una caja de texto permite editar valores para ver como quedaría el resultado al renderizar la plantilla. Para visualizar la plantilla el usuario debe pulsar el botón previsualizar  . En ese momento el sistema renderizará el HTML del contenido, sustituye las variables por los valores de prueba y se muestra por pantalla. 
En este punto el usuario, puede decidir si hacer alguna modificación mas a la plantilla o "Solicitar la aprobación". Pulsando el botón  se inicia un proceso de validación en el cual habrá una validación automática y una validación manual. - Validación automática: El sistema comprueba que el contenido de la plantilla esta configurado correctamente, que se han usado las variables de sistema obligatorias para ese tipo de plantilla, y que no se esta usando componentes no permitidos. (Ver componentes restringidos)
- Validación manual: Nuestro personal de soporte comprueba de una manera exhaustiva, apoyado por documentación, que el contenido de la plantilla es acorde al tipo de plantilla seleccionado. Una vez comprobado y visto que esta todo correcto, el personal de soporte da por aprobada la plantilla y esta pasa a estar activa.
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